
So läuft die Zusammenarbeit
Vom ersten Gespräch über Mandatsvereinbarung und Vollmacht bis zur laufenden Betreuung: Sie wissen auf jeder Stufe, was wir übernehmen und was wir dafür von Ihnen benötigen.
Klarheit über Umfang und Zuständigkeit
Wir klären zuerst, welche Arbeiten in der Kanzlei liegen und welche im Betrieb bleiben – schriftlich, bevor die erste Buchung erfasst wird.
- Umfang: welche Leistungen wir übernehmen – Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen – und welche davon Sie zunächst nicht brauchen.
- Zuständigkeit: wer Belege sortiert, wer Rückfragen beantwortet und wer mit dem Finanzamt spricht.
- Termine: wann wir Ihre Unterlagen benötigen, damit Anmeldungen und Erklärungen fristgerecht hinausgehen.
- Wege: ob Sie Unterlagen digital übermitteln, persönlich in der Georgstraße 22 abgeben oder per Post senden.
- Erreichbarkeit: Rückfragen klären wir montags bis donnerstags von 8:30 bis 17:00 Uhr und freitags von 8:30 bis 13:00 Uhr.
In fünf Schritten zum laufenden Mandat
Jedes neue Mandat durchläuft bei uns dieselbe Reihenfolge – so bleibt nachvollziehbar, was bereits erledigt ist und worauf wir noch warten.
- 1
Erstgespräch
Sie schildern Rechtsform, Branche und den heutigen Stand Ihrer Buchhaltung. Wir hören zu, fragen nach offenen Jahren und sagen Ihnen, welche Leistungen aus unserer Sicht sinnvoll sind – und welche nicht. Das Gespräch führen wir in der Georgstraße 22 oder telefonisch, je nachdem, was Ihnen besser passt.
- 2
Angebot und Mandatsvereinbarung
Sie erhalten eine schriftliche Aufstellung der vereinbarten Leistungen mit der Abrechnungsgrundlage. Erst wenn die Mandatsvereinbarung unterschrieben vorliegt, beginnen wir mit der Arbeit. Ändert sich der Umfang später – etwa bei der ersten Anstellung von Personal – halten wir das ebenfalls schriftlich fest.
- 3
Vollmacht und Datenabruf
Mit der Empfangsvollmacht melden wir uns beim Finanzamt als Ihre Kanzlei an. Danach können wir Bescheide direkt entgegennehmen, Steuerkonten einsehen und Daten elektronisch abrufen. Sie erfahren von uns, welche Zugänge dazu nötig sind und welche Unterschriften wir benötigen.
- 4
Übernahme der Vorjahre und der laufenden Buchhaltung
Wir sichten offene Jahre, prüfen Bescheide und bestehende Festsetzungen und übernehmen Salden und Stammdaten in unsere Buchführung. Noch nicht abgegebene Erklärungen arbeiten wir nach Dringlichkeit ab – zuerst das, wo eine Frist läuft oder eine Schätzung droht.
- 5
Laufende Betreuung mit Fristenüberwachung
Monatliche Anmeldungen, Lohnabrechnungen und Jahresarbeiten laufen anschließend im festen Turnus. Fristen liegen bei uns in der Überwachung; fehlt eine Unterlage, melden wir uns rechtzeitig bei Ihnen, statt stillschweigend zu warten.

Sortiert ist halb gebucht
Wie Sie Belege übergeben, entscheidet über den Aufwand auf beiden Seiten. Wir sagen Ihnen vorab, welche Ordnung wir brauchen – und richten uns dabei nach Ihrem Arbeitsalltag, nicht umgekehrt.
Unterlagen ansehenKanzleiwechsel ohne Bruch
Ein Wechsel gelingt am ruhigsten zum Jahres- oder Quartalswechsel, wenn die Buchhaltung des abgelaufenen Zeitraums abgeschlossen ist – möglich ist er aber zu jedem Zeitpunkt.
Was die bisherige Kanzlei übergibt
Die Kontaktaufnahme zur Vorkanzlei übernehmen wir, sobald die Vollmacht vorliegt. Sie müssen das Gespräch nicht selbst führen.
- Buchführungsdaten des laufenden und der offenen Jahre
- Summen- und Saldenlisten sowie Anlagenverzeichnis
- Jahresabschlüsse und Steuerbescheide der Vorjahre
- Lohnkonten und Meldungen der Mitarbeitenden
- Stand offener Vorgänge, etwa laufender Einsprüche
Was Ihr Betrieb beiträgt
Vier Dinge brauchen wir von Ihnen – danach läuft die Übernahme im Hintergrund, ohne dass Ihr Tagesgeschäft daran hängt.
- Unterschriebene Mandatsvereinbarung und Empfangsvollmacht
- Kündigung des bisherigen Mandats zum vereinbarten Termin
- Zugang zu Bank- und Kassenunterlagen des laufenden Jahres
- Eine Ansprechperson im Betrieb für Rückfragen
Mitten im Jahr wechseln
Das laufende Jahr im Turnus
Nach der Übernahme wiederholt sich der Rhythmus: monatliche Arbeiten laufen im Hintergrund, der Abschluss kommt einmal im Jahr auf den Tisch.
-
Monatlich: Belege und Anmeldungen
Sie reichen die Belege des Vormonats ein, wir buchen und erstellen die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie erhalten die Auswertung zur Kenntnis, bevor sie elektronisch übermittelt wird.
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Monatlich: Löhne und Meldungen
Haben Sie Personal, rechnen wir die Löhne vor dem Monatsende ab und übernehmen die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt. Änderungen wie Eintritte oder Krankheitstage teilen Sie uns vorher mit.
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Quartalsweise: Zwischenstand
Auf Wunsch sprechen wir die Zahlen des Quartals durch: Ergebnis, offene Posten, absehbare Steuerzahlungen. So kommt die Belastung nicht erst mit dem Bescheid zur Sprache.
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Nach Jahresende: Abschluss und Erklärungen
Wir stellen den Jahresabschluss auf, besprechen ihn mit Ihnen und erstellen daraus die Steuererklärungen. Was dabei auffällt, halten wir für das kommende Jahr fest.
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Laufend: Bescheide und Fristen
Bescheide gehen durch die Vollmacht direkt bei uns ein. Wir prüfen sie, achten auf die Einspruchsfrist und melden uns, wenn eine Reaktion nötig ist.
Wo der Ablauf abweicht
Die fünf Schritte gelten für alle Mandate. Welche Arbeiten darin das meiste Gewicht haben, hängt davon ab, wie Ihr Betrieb aufgestellt ist.
Selbstständige
Häufig Einnahmenüberschussrechnung statt Bilanz: Der Einstieg ist schnell, der Schwerpunkt liegt auf sauberer Belegerfassung und der privaten Steuererklärung im selben Zug.
Handwerksbetriebe
Lohnbuchhaltung und Baustellenbelege bestimmen den Takt. Bei der Übernahme sehen wir uns zuerst die Lohnkonten an, damit die nächste Abrechnung ohne Lücke läuft.
Kleine Unternehmen
Bei bilanzierenden Betrieben planen wir den Jahresabschluss von Anfang an mit ein und stimmen Konten, Anlagenverzeichnis und offene Posten laufend ab.
Weiterlesen zum Einstieg
Drei Seiten beantworten die Fragen, die nach dem Ablauf meist als Nächstes kommen – Abrechnung, Unterlagen und Einzelfälle.
Fragen zum Ablauf
Bereit für den ersten Schritt?
Im Erstgespräch klären wir Umfang und Zuständigkeit für Ihre Mandatsübernahme.
