Welche Unterlagen wir benötigen
Checklisten je Leistung, damit nichts fehlt: Sie sehen vorab, welche Belege, Nachweise und Zugänge wir für Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuererklärungen brauchen.
Je vollständiger Ihre Unterlagen bei uns ankommen, desto zügiger lässt sich ein Jahresabschluss oder eine Erklärung bearbeiten. Fehlt ein Nachweis, ruht der Vorgang meist, bis er nachgereicht ist – deshalb stellen wir die Listen offen auf diese Seite.
Vollständig statt in Etappen
Wir arbeiten einen Vorgang am liebsten in einem Zug durch. Kommen Belege in drei Lieferungen, muss jede Position erneut geprüft werden – das kostet Zeit auf beiden Seiten.
Vor jedem Auftrag erhalten Sie von uns die Liste, die zu Ihrer Leistung gehört. Sie haken ab, was vorliegt, und markieren, was fehlt oder erst später verfügbar ist. Offene Punkte klären wir dann gebündelt in einem Telefonat statt in einer Kette einzelner Nachfragen.
Sind alle Positionen beisammen, bestätigen wir den Eingang und nennen Ihnen, womit wir beginnen und wofür wir noch auf Dritte warten – etwa auf Bankbestätigungen oder Bescheide.
- Eine Liste je Leistung, keine Sammelabfrage
- Rückfragen gebündelt statt tröpfchenweise
- Eingangsbestätigung mit Stand der Bearbeitung
- Hinweis, welche Position noch bei Dritten liegt
- Nachreichen jederzeit möglich, ohne neue Abstimmung
Checklisten je Leistung
Jede unserer vier Leistungen hat ihre eigene Zusammenstellung. Was für den Jahresabschluss zählt, brauchen wir für die Lohnabrechnung nicht – und umgekehrt.
Jahresabschluss
- Summen- und Saldenliste des abgelaufenen Jahres
- Bankauszüge aller Geschäftskonten bis zum 31.12.
- Kassenbuch und Zählprotokoll zum Jahresende
- Inventurliste mit Bewertung der Bestände
- Offene Posten aus Forderungen und Verbindlichkeiten
- Darlehensverträge und Zins-Jahresaufstellungen
- Anschaffungsbelege für neue Anlagegüter
- Leasing- und Mietverträge, sofern neu oder geändert
Finanzbuchhaltung
- Ausgangsrechnungen des Zeitraums, fortlaufend sortiert
- Eingangsrechnungen samt Zahlungsnachweis
- Bankauszüge als PDF oder Kontoumsatzdatei
- Kassenbelege und Kassenbuch, falls Barverkehr besteht
- Belege zu Kreditkarten- und Zahlungsdienstkonten
- Hinweise zu Anzahlungen und Dauerbuchungen
Lohnbuchhaltung
- Arbeitsverträge und Änderungsvereinbarungen
- Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse je Person
- Steuer-Identifikationsnummer und Lohnsteuermerkmale
- Stunden- und Urlaubsaufstellungen des Monats
- Meldungen zu Krankheit, Mutterschutz und Elternzeit
- Angaben zu Zuschlägen, Sachbezügen und Firmenwagen
- Betriebsnummer der Agentur für Arbeit
- Unterlagen zu betrieblicher Altersversorgung
Steuererklärungen
- Letzte Steuerbescheide und Vorauszahlungsbescheide
- Steuernummer und zuständiges Finanzamt
- Nachweise zu Versicherungen und Vorsorgeaufwand
- Belege zu Handwerker- und Haushaltsleistungen
- Spendenbestätigungen und Mitgliedsbeiträge
- Angaben zu Mieteinkünften und Kapitalerträgen
Unterlagen für den Mandatsbeginn
Beim Wechsel in unsere Kanzlei brauchen wir einmalig den Anschluss an das, was bisher gelaufen ist. Danach greifen nur noch die Listen der laufenden Leistungen.
- Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer und bei Unternehmen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Die letzten Steuerbescheide sowie laufende Vorauszahlungsbescheide
- Der letzte Jahresabschluss oder die letzte Einnahmenüberschussrechnung
- Vollmachtsunterlagen für die Vertretung gegenüber dem Finanzamt
- Zugang zur bisherigen Buchhaltung oder ein Datenexport des laufenden Jahres
- Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag oder Gewerbeanmeldung
- Angaben zu Kontoverbindungen, die in der Buchhaltung geführt werden
So kommen die Unterlagen zu uns
Ob Sie digital übergeben oder einen Ordner in der Georgstraße 22 vorbeibringen, entscheiden Sie. Beides führt zum selben Ergebnis, der Weg ändert nur den Aufwand.
- 1
Checkliste erhalten
Nach dem Erstgespräch senden wir Ihnen die Liste zu Ihrer Leistung. Sie sehen darin jede Position einzeln und können abhaken, was bereits vorliegt.
- 2
Belege zusammenstellen
Sortieren Sie nach Zeitraum, nicht nach Belegart. Rechnungen am besten als einzelne PDF-Dateien oder in einer Datei je Monat – Fotos nur, wenn kein Original in Dateiform existiert.
- 3
Übergeben
Digital über den Zugang, den wir für Sie einrichten, oder persönlich zu den Sprechzeiten: Montag bis Donnerstag 8:30 bis 17:00 Uhr, Freitag 8:30 bis 13:00 Uhr.
- 4
Prüfung und Rückfragen
Wir sehen den Eingang durch und melden uns mit allen offenen Punkten auf einmal. Fehlt etwas, nennen wir genau, welche Position es betrifft.
- 5
Bearbeitung
Erst wenn die Unterlagen stehen, beginnt die eigentliche Arbeit. Den Stand und die nächsten Schritte melden wir Ihnen zurück.
Formate, mit denen wir gut arbeiten
Eine saubere Datei erspart uns das Abtippen und Ihnen eine Rückfrage. Entscheidend ist weniger das Programm als die Lesbarkeit und eine nachvollziehbare Benennung.
Rechnungen und Belege
Am besten als PDF, eine Datei je Beleg oder je Monat. Scans mit 300 dpi sind ausreichend; wichtig ist, dass Betrag, Datum und Steuersatz lesbar sind.
Bankumsätze
Kontoauszüge als PDF oder die Umsatzdatei aus dem Online-Banking. Bitte vollständige Zeiträume ohne Lücken, auch wenn ein Monat ohne Bewegung war.
Aufstellungen und Listen
Inventur, Stundenaufstellungen oder offene Posten als Tabelle statt als Foto. So können wir Summen prüfen, ohne Werte erneut zu erfassen.
Fotos von Belegen
Nur, wenn es kein Original in Dateiform gibt – etwa bei Kassenzetteln. Dann bitte gerade, vollständig im Bild und einzeln, nicht mehrere Belege auf einem Foto.
Benennung der Dateien
Datum vorne, dann Art und Betreff: so bleibt die Reihenfolge erhalten und wir finden eine Position auch Monate später wieder.
Vertraulichkeit
Lohndaten und Bescheide gehen nicht als Anhang einer gewöhnlichen E-Mail, sondern über den gesicherten Zugang. Passwörter nennen wir nie in derselben Nachricht.
Häufige Fragen zu den Unterlagen
Bevor wir mit Ihrer Buchhaltung oder Steuererklärung beginnen, lohnt sich ein strukturierter Blick auf Ihre Unterlagen – so sparen Sie Zeit und wir können Rückfragen von Anfang an vermeiden. Die folgenden Punkte klären wir im Mandantengespräch am häufigsten.
Unterlagen bereit? Lassen Sie uns sprechen
Im Erstgespräch klären wir, welche Unterlagen für Ihren Fall wirklich gebraucht werden.