Welche Unterlagen wir von Ihnen brauchen
Für jede Leistung gibt es eine feste Liste: Was zum Mandatsstart nötig ist, was monatlich zur Buchhaltung gehört und was der Jahresabschluss verlangt. Sie sehen vorab, was Sie zusammenstellen.
Checklisten
Für jeden Anlass eine eigene Liste
Wir fordern nur an, was für die jeweilige Leistung wirklich gebraucht wird — und sagen Ihnen zu Beginn, in welchem Rhythmus die Unterlagen bei uns eingehen sollten.
Mandatsstart
Einmalig zu Beginn: Wir richten Ihr Mandat ein, melden uns beim Finanzamt und legen Ihre Stammdaten an.
Finanzbuchhaltung
Monatlich wiederkehrend: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Kassenbelege des abgelaufenen Monats.
Lohnbuchhaltung
Personalstammdaten bei Eintritt, danach nur noch Veränderungen: Fehlzeiten, Zuschläge, Ein- und Austritte.
Jahresabschluss
Einmal jährlich: Bestandslisten, offene Posten, Darlehens- und Leasingunterlagen zum Bilanzstichtag.
Steuererklärungen
Alles, was neben dem Betrieb steuerlich zählt: Bescheinigungen, Versicherungen, Kapitalerträge, Kinder und Vorsorge.
Dauerhafte Unterlagen
Verträge, Anmeldungen und Bankverbindungen bleiben bei uns hinterlegt und werden nur bei Änderungen ergänzt.
Mandatsstart
Sechs Nachweise, dann kann es losgehen
Beim ersten Termin legen wir Ihr Mandat an. Liegen diese Unterlagen vor, sind Vollmacht und Anmeldung beim Finanzamt am selben Tag auf dem Weg.
Zum ersten Termin mitbringen
- Personalausweis oder Reisepass der vertretungsberechtigten Person
- Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug oder Berufszulassung
- Steuernummer und Steuer-Identifikationsnummer
- Letzter Steuerbescheid sowie der letzte Jahresabschluss
- Bisheriger steuerlicher Berater und Stand der Übergabe
- Kontoverbindungen des Betriebs, auch Kreditkarten und Zahlungsdienstleister
Dauerhaft bei uns hinterlegt
- Gesellschaftsvertrag oder Satzung inklusive Änderungen
- Miet-, Pacht- und Leasingverträge der Betriebsräume und Fahrzeuge
- Darlehensverträge mit Tilgungsplänen der Banken
- Versicherungspolicen des Betriebs, etwa Haftpflicht und Inhalt
- Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsbelegen
- Dauerfristverlängerung und erteilte Vollmachten
Laufende Buchhaltung
Was Monat für Monat zu uns kommt
Der größte Teil der Arbeit wiederholt sich. Wer die Belege eines Monats vollständig bis zum fünften Werktag übergibt, bekommt eine pünktliche Voranmeldung.
Finanzbuchhaltung
- Ausgangsrechnungen des Monats, fortlaufend nummeriert
- Eingangsrechnungen und Quittungen, auch Kleinbeträge
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten, lückenlos nummeriert
- Kassenbuch oder Kassenbericht mit Tagesabschlüssen
- Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern und Kartenterminals
- Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmern
- Fahrtenbuch oder Kilometerstand zum Monatsende
Lohnbuchhaltung
- Arbeitsvertrag und Personalfragebogen neuer Mitarbeitender
- Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsausweis
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Krankmeldungen, Urlaubs- und sonstige Fehlzeiten
- Überstunden, Zuschläge, Prämien und Sachbezüge
- Kündigungen, Aufhebungen und Elternzeitmeldungen
- Änderungen bei Stundenzahl oder Vergütung
Belege digital übergeben
Abschluss und Erklärung
Einmal im Jahr wird es umfangreicher
Zum Jahreswechsel kommen Bestände, Salden und private Nachweise dazu. Wir schicken Ihnen die passende Liste, sobald das Buchungsjahr abgeschlossen ist.
Jahresabschluss
- Inventurliste zum 31.12. mit Mengen und Bewertung
- Offene Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag
- Bankbestätigungen und Saldenmitteilungen aller Konten
- Darlehensübersichten mit Zins- und Tilgungsanteil
- Anschaffungs- und Veräußerungsbelege des Anlagevermögens
- Kassenbestand zum Jahresende
- Verträge, die im Jahr neu geschlossen oder beendet wurden
Steuererklärungen
- Lohnsteuerbescheinigungen und Bescheide über Lohnersatzleistungen
- Jahressteuerbescheinigungen der Banken zu Kapitalerträgen
- Beitragsnachweise zu Kranken-, Renten- und Vorsorgeversicherungen
- Spendenquittungen und Mitgliedsbeiträge
- Rechnungen zu Handwerkerleistungen und haushaltsnahen Diensten
- Nachweise zu Kindern, Betreuungskosten und Ausbildung
- Unterlagen zu vermieteten Objekten samt Nebenkostenabrechnung
Weg der Unterlagen
Von der Übergabe bis zur Rückgabe
Jede Lieferung durchläuft bei uns denselben Weg. So wissen Sie, wann eine Rückfrage kommt und wann Ihre Ordner wieder bei Ihnen stehen.
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1. Eingang und Sichtung
Ob Upload oder Ordner in der Georgstraße 22 — wir erfassen den Eingang und prüfen, ob der Zeitraum vollständig abgedeckt ist.
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2. Nachforderung
Fehlt etwas, erhalten Sie eine gesammelte Liste per E-Mail statt vieler Einzelanrufe. Sie ergänzen nur die genannten Punkte.
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3. Verbuchung
Die Belege werden kontiert und gebucht. Rückfragen zu einzelnen Vorgängen klären wir gebrieft im Zusammenhang, nicht Beleg für Beleg.
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4. Auswertung
Sie erhalten die Voranmeldung sowie die betriebswirtschaftliche Auswertung des Zeitraums — digital im Portal abrufbar.
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5. Rückgabe und Archiv
Papierunterlagen gehen nach Abschluss an Sie zurück, digitale Belege bleiben für Sie im Portal einsehbar.
Sprechen wir über Ihr Vorhaben
Schildern Sie kurz, worum es geht – Steuerkanzlei Berg meldet sich mit einer Einschätzung.